ASSOCIATION LE SEPTENTRION
REGLEMENT INTERIEUR
TITRE1 – PRÉAMBULE
Article1: OBJECTIFS
TITRE2 – DROITS ET OBLIGATIONS DES MEMBRES DE LE SEPTENTRION
Article1 : DROIT DU MEMBRE
Article2 : OBLIGATION DU MEMBRE
Article3 : DÉROGATION AU MEMBRE
TITRE3 – LES RÉUNIONS DE LE SEPTENTRION
Article1 : TENUE DES RÉUNIONS
Article2 : LE CODE DE DISCIPLINE
Alinéa1. Courtoisie entre les membres
Alinéa2. Retard aux réunions
Alinéa3. Troubles pendant les réunions
Alinéa4. Absence aux réunions
Alinéa5. Litiges au sein de LE SEPTENTRION
Alinéa6. Politique de confidentialité
Alinéa7. Payement des amendes
Article3 : LES ASSEMBLÉES GÉNÉRALES
Alinéa1. Convocation de l’AG
Alinéa2. Prise de décision à l’AG
Alinéa3. Présentations thématiques
Alinéa 4. Animations culturelles
TITRE4 – LES FINANCES DE L’Association Le Septentrion
Article1 : LES FONDS
Alinéa1. Les fonds de roulement
Alinéa2. Les fonds pour la réalisation des projets
Alinéa3. Les fonds d’assistance
Article2 : LA TONTINE
Article3 : LES DÉPENSES
TITRE5 – ASSISTANCES
Article1 : DÉCÈS
Article2 : MARIAGE
Article3 : NAISSANCE
Article4 : BAPTÊME, ANNIVERSAIRE, SOUTENANCE, GRADUATION ETC…
Article5 : MALADIE
TITRE6 – LA GASTRONOMIE
Article1 : LES RÉUNIONS
Article2 : LES FÊTES
Article3 : AUTRES ÉVÈNEMENTS
TITRE7 – LES ÉLECTIONS
Article1 : LA COMMISSION ÉLECTORALE (CE)
Alinéa1. Composition de la CE
Alinéa2. La direction de la CE
Alinéa3. La mission de la CE
Le règlement intérieur vient compléter les dispositions des statuts de l’Association des Ressortissants du Grand Nord Cameroun au Canada (LE
SEPTENTRION).
Il s’applique à toutes les catégories de membres et visiteurs de LE SEPTENTRION sans restriction.
Le règlement intérieur a pour objectifs de :
- Faciliter la mise en application des statuts de LE SEPTENTRION.
- Fixer les cadres financiers, disciplinaires et électoraux de LE SEPTENTRION.
TITRE 2 – DROITS ET OBLIGATIONS DES MEMBRES DE LE SEPTENTRION
-
Jouir d’un droit de vote et d’éligibilité.
-
Droit d’exprimer librement ses opinions pendant les réunions.
-
Bénéficier des programmes d’aide selon les critères d’admissibilité établis dans les statuts.
-
Participer aux activités socioculturelles, sportives et autres organisées par LE SEPTENTRION.
-
Recevoir une copie électronique à jour des statuts et des règlements intérieurs au moment de son adhésion.
-
Avoir un accès libre et gratuit à tous les documents de LE SEPTENTRION.
-
Droit de se plaindre pendant les réunions, en cas de conflit avec un autre membre de LE SEPTENTRION, le bureau exécutif (BE).
-
Se prévaloir de toute autre prérogative accordée par les statuts ou par les règlements intérieurs de LE SEPTENTRION.
Article 2 : OBLIGATION DU MEMBRE
-
Respect des statuts et règlements intérieurs.
-
Accueillir les réunions de LE SEPTENTRIONchez soi ou à un autre lieu en accord avec le BE.
-
Contribuer à la réalisation des objectifs de LE SEPTENTRION.
-
Œuvrer sans réserve à la réussite de toutes les activités organisées par LE SEPTENTRIONou bien impliquant LE SEPTENTRION.
-
Acquitter le fond de roulement et autres contributions financières établis par l’AG pour le bon fonctionnement de LE SEPTENTRION.
-
Acquitter le fond de roulement et autres contributions financières selon les modalités prévues dans les statuts.
-
Respecter les règles morales de bienséance, de bonnes mœurs et de bonne conduite.
-
Respect des aînés et respect mutuel.
-
Assister financièrement tout membre selon les critères définis dans les statuts.
-
Assister physiquement et moralement tout membre dans le besoin.
Article 3 : DÉROGATION AU MEMBRE
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Pour des motifs professionnels, familiaux, académiques ou de toute autre nature jugés critiques, un membre peut solliciter de l’assemblée générale (AG) une dispense à l’obligation de participer physiquement aux réunions ou aux activités organisées par LE SEPTENTRION.
-
La demande d’une telle dispense exclue les points suivants des statuts : TITRE3 – Article2 – numéros 2 et 3.
TITRE 3 – LES RÉUNIONS DE LE SEPTENTRION
Article 1 : TENUE DES RÉUNIONS
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Les réunions bimensuelles tiennent tous les premiers Samedi du mois.
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Les réunions débutent à 19h et durent en moyenne 1h30minutes
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En cas de force majeure, le jour et l’heure de la réunion peuvent être devancés ou repoussés par le BE.
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Le calendrier des réunions et de toutes les activités est établi au début de chaque exercice, soit en début Janvier.
-
La programmation du calendrier de la réception des réunions se fait au début de chaque exercice, soit en début Janvier.
-
La réception des réunions est sur une base tournante, et tous les membres ont l’obligation de recevoir.
-
La réception des réunions est sollicitée par les membres sur une base volontaire.
-
Un nouveau membre qui veut recevoir la réunion quand le calendrier est bouclé peut, s’arranger avec les membres qui étaient déjà programmés.
-
Deux membres peuvent permuter leur tour de réception de la réunion. Cependant, ils se doivent d’informer le BE au moins une semaine à l’avance pour publication.
-
En cas d’empêchement majeur d’un membre déjà programmé, la programmation poursuivra son cours telle quelle. Cependant, sur accord du reste des membres programmés, les mois de réception de la réunion peuvent être devancés pour tout le monde.
Article 2 : LE CODE DE DISCIPLINE
Alinéa 1. Courtoisie entre les membres
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La courtoisie est de mise dans les échanges entre les membres au sein de LE SEPTENTRION
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Pendant les réunions, tout commentaire désobligeant d’un membre à l’endroit d’un autre est proscrit.
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Le retard est constaté 15 minutes après l’heure officielle du début de la réunion.
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La pénalité suite à un retard est de 1$ et ceci par membre.
Alinéa 3. Troubles pendant les réunions
-
Les troubles ne sont pas tolérés pendant les réunions.
-
Les comportements considérés comme troubles sont laissés à la discrétion du censeur.
-
En cas de trouble, le censeur donne un avertissement verbal au fauteur de trouble. Si le contrevenant n’obtempère pas après deux avertissements, il reçoit une amende.
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L’amende pour trouble est de cinquante (50) cents après deux avertissements.
-
Les visiteurs qui troublent pendant la réunion, sont priés de quitter la salle.
Alinéa 4. Absence aux réunions
-
Un membre qui va s’absenter à une réunion, se doit d’informer le BE ou la personne qui reçoit par courriel ou par téléphone, avant la réunion.
-
Une absence non prévenue et non justifiée d’un membre à une réunion est sanctionnée par une amende d’un (1) dollar.
-
L’amende doit être payée dès la prochaine présence du membre à la réunion.
Alinéa 5. Litiges au sein de LE SEPTENTRION
-
En cas de différend impliquant ou opposant un membre de LE SEPTENTRIONau BE, l’AG est compétente pour statuer.
-
L’AG doit donc désigner un arbitre ou un comité et lui confier le mandat d’instruire le différend. Celui-ci prend toutes les mesures nécessaires (médiation, bons offices) pour entendre les parties concernées et soumet ses recommandations à l’AG sur
la base desquelles, elle prend sa décision suivant les modalités qu’elle
détermine en dernier ressort. -
En cas de différend impliquant ou opposant des membres de LE SEPTENTRION(à condition que le différend porte sur les activités de LE SEPTENTRION), le BE est compétent pour statuer.
-
Le BE doit donc prendre toutes les mesures nécessaires (médiation, bons offices) pour entendre les parties concernées, trouver un terrain d’entente entre les plaignants et ramener la sérénité au sein de LE SEPTENTRION.
-
En cas de différend conjugal ou tout autre différend externe aux activités de LE SEPTENTRIONet impliquant ou opposant des membres de LE EPTENTRION, le BE et encore moins l’AG ne sont pas compétentes pour statuer.
-
En cas de différend conjugal ou tout autre différend externe aux activités de LE SEPTENTRION, les parties concernées peuvent à titre personnel et à leur discrétion, solliciter des membres pour les aider à régler leur différend.
Alinéa 6. Politique de confidentialité
-
Tous les projets de LE SEPTENTRIONsont confidentiels et tous les membres se doivent d’adhérer à cette politique.
-
Tous les documents de travail de LE SEPTENTRIONsont confidentiels et sont la propriété de LE SEPTENTRION.
-
Aucun membre de LE SEPTENTRIONn’a le droit de passer ou de diffuser les documents de l’association à toute personne extérieure à celle-ci sans une approbation préalable du bureau exécutif.
-
Tout membre qui enfreint cette politique sera sanctionné par une exclusion de LE SEPTENTRIONpour une durée d’un (1) an.
Alinéa 7. Payement des amendes
-
L’amende doit être payée dès la prochaine présence du membre contrevenant à la réunion.
-
En cas de non payement, l’amende double en valeur une fois.
-
Si l’amende n’est toujours pas acquittée six mois après l’infraction, le droit de vote est retiré au membre suivant les statuts de LE SEPTENTRION.
-
Cependant, le membre conserve tous les autres droits et avantages liés au statut de membre.
Article 3 : LES ASSEMBLÉES GÉNÉRALES
-
Chaque AG doit être annoncée aux membres au moins sept (7) jours avant sa tenue.
-
La convocation d’une AG doit être accompagnée d’une proposition d’ordre du jour.
Alinéa 2. Prise de décision à l’AG
-
Le quorum requis pour qu’une décision de l’AG soit valable est de 50% des membres actifs.
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Si le quorum n’est pas atteint, la décision sera renvoyée à la prochaine réunion.
-
Toutefois, après deux séances consécutives, si le quorum n’est pas atteint, la décision est entérinée à la majorité simple des membres actifs présents.
-
Si après deux séances consécutives, le quorum n’est toujours pas atteint, la décision ne peut pas être entérinée s’il s’agit de la modification des statuts ou des règlements
intérieurs.
Alinéa 3. Présentations thématiques
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Des présentations thématiques peuvent être organisées par le BE.
-
Les présentations thématiques doivent porter sur les sujets d’intérêt général.
-
Les présentations thématiques peuvent être faites par des membres à l’interne ou toute autre personne externe à LE SEPTENTRION.
Alinéa 4. Animations culturelles
-
Des animations culturelles sont faites selon un cycle prédéterminé par les membres.
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Elles sont animées par des membres qui émettent le désir.
-
Les animations culturelles portent sur les sujets suivants : la culture, les expressions et les proverbes de chez nous ou tout autre sujet d’intérêt général.
TITRE 4 – LES FINANCES DE L’Association Le Septentrion
Les ressources financières de LE SEPTENTRION proviennent essentiellement des cotisations de ses membres. LE SEPTENTRION dispose de trois sources de financement :
– Les fonds de roulement
– Les fonds pour la réalisation des projets
– Les fonds d’assistance
Alinéa 1. Les fonds de roulement
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Les fonds de roulement sont essentiellement constitués des cotisations de chaque membre.
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Le fond de roulement est de 25$ canadiens par membre et par année.
-
Le fond de roulement est payable en 3versements et dans un délai de 6 mois après le début de l’exercice.
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Le fond de roulement sert à administrer les affaires courantes de LE SEPTENTRION.
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Le fond de roulement est utilisé pour faire face aux situations d’urgence.
-
En cas de décès d‘un membre ou du proche d’un membre, le fond de roulement est utilisé en attendant la sollicitation des membres pour combler les fonds empruntés.
-
En cas d’évènements heureux (mariages ou naissances), le fond de roulement est utilisé en attendant la sollicitation des membres pour combler les fonds empruntés.
-
Chaque membre a l’obligation de payer son fond de roulement dans les délais requis.
-
Le président de LE SEPTENTRIONs’assure qu’avant l’expiration de la date limite de cotisation pour les fonds de roulement, un message d’avertissement est envoyé à tous les membres au moins sept (7) jours avant cette date butoir.
Alinéa 2. Les fonds pour la réalisation des projets
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Les fonds pour la réalisation des projets proviennent des cotisations de tous les membres actifs, honorifiques et sympathisants de LE SEPTENTRION.
-
La contribution aux fonds pour la réalisation du projet annuel de LE SEPTENTRIONse fait entre Janvier et Juin de chaque année.
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Pour d’autres projets non annuels, le montant minimum de la cotisation sera déterminé selon le besoin.
Alinéa 3. Les fonds d’assistance
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Les fonds d’assistance sont issus de la sollicitation des membres lors d’évènements heureux et malheureux.
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Tous les membres actifs ont l’obligation de cotiser pour les fonds d’assistance lorsqu’un événement heureux ou malheureux survient.
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Le ou les membres actifs assistés ne sont pas sollicités dans les cotisations.
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Le montant de la cotisation pour les deuils est fixé à 200$ canadiens et est divisé à part égale entre tous les membres actifs.
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Le montant de la cotisation pour les mariages est de 200$ canadiens et est divisé à part égale entre tous les membres actifs.
-
Le montant de la cotisation pour les naissances est de 200$ canadiens et est divisé à part égale entre tous les membres actifs.
-
Pour bénéficier des fonds d’assistance en totalité, tout membre actif doit avoir payé toutes ses contributions.
-
Toute cotisation impayée par un membre actif lors d’un exercice sera reportée à l’exercice suivant et ceci jusqu’à ce que le montant dû soit payé.
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Un membre actif qui doit de l’argent à LE SEPTENTRION, verra ses fonds d’assistance retranchés de tous les montants dus. La différence ne lui sera remise qu’après soustraction de tous ces montants.
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La tontine ne constitue pas une activité statutaire de LE SEPTENTRION; elle se fait en marge des réunions de LE SEPTENTRION.
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Toutefois, LE SEPTENTRIONencourage ses membres à participer à la tontine.
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L’adhésion à la tontine se fait sur une base volontaire des membres de LE SEPTENTRION.
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Toutes dépenses engagées par des membres de LE SEPTENTRIONau nom de LE SEPTENTRION seront remboursées sur présentation des reçus au trésorier.
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Les dépenses engagées par les commissions dans le cadre des mandats à eux confiés par le BE ou l’AG, seront remboursées sur présentation des reçus au trésorier.
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Le membre éprouvé informe LE SEPTENTRIONdu malheur dont il vient d’être frappé.
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Les membres se doivent d’apporter un soutien physique et moral au(x) membre(s) éprouvé(s).
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Le BE exécutif de LE SEPTENTRIONorganise une visite de commun accord avec le(s) membre(s) concerné(s).
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Si des soirées de prière sont organisées par le ou les membres éprouvés, le BE doit s’assurer que l’information est bien véhiculée à tous les membres.
-
Si des soirées de prière sont organisées par le ou les membres éprouvés, tous les membres de LE SEPTENTRIONse doivent de soutenir moralement et de participer physiquement à ces évènements.
-
En cas de décès du proche de la famille d’un membre actif (père, mère, conjoint, enfant), LE SEPTENTRIONcontribue à hauteur de 200$ canadiens.
-
En cas de décès d’un membre actif, une AG extraordinaire est organisée pour gérer l’assistance.
-
Ce montant est remis au membre actif éprouvé ou les ayants droit aussitôt que LE SEPTENTRIONest mis au courant de l’événement malheureux.
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Si le membre actif doit de l’argent à LE SEPTENTRION, le montant dû est soustrait avant de remettre la balance à celui-ci.
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En dehors de ce montant, le BE organisera une contribution volontaire additionnelle dont la somme totale sera remise au membre actif ou à la famille du membre actif concerné.
-
Au cas où le malheur frappe un membre non actif de LE SEPTENTRION, le BE organisera seulement une levée de fonds volontaire pour assister le membre éprouvé.
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Compte tenu des frais que nécessitent les obsèques et le rapatriement d’une dépouille, tous ses membres sont automatiquement souscrits à une assurance – vie (RPN =Retour au Pays Natal).
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Le membre concerné informe LE SEPTENTRIONde l’avènement de l’heureux événement dans sa famille.
-
Le BE exécutif de LE SEPTENTRIONorganise une visite de commun accord avec le(s) membre(s) concerné(s).
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S’il s’agit d’un membre actif, il reçoit une contribution d’une valeur de 200$ canadiens au plus tard à la première réunion suivant le mariage.
-
En cas de mariage entre deux membres actifs de l’ARGNCC, chaque membre actif reçoit une contribution d’une valeur de 200$ canadiens au plus tard à
la première réunion suivant le mariage. -
Si le ou les membres actifs doivent de l’argent à LE SEPTENTRION, le montant dû est soustrait avant et la différence lui est ou leur est remise.
-
Si aucun montant ne reste après la soustraction du montant dû, aucune contribution n’est donc offerte.
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Le membre concerné informe LE SEPTENTRION d’une nouvelle naissance dans sa famille.
-
Le BE exécutif de LE SEPTENTRION organise une visite de commun accord avec le(s) membre(s) concerné(s).
-
S’il s’agit d’un ou des membres actifs, LE SEPTENTRION offre lors de la visite, une contribution d’une valeur de 200$ canadiens au nouveau-né.
-
Toutefois, si le ou les membres doivent de l’argent à LE SEPTENTRION, le montant dû est soustrait avant et la différence lui est ou leur est remise.
-
Si aucun montant ne reste après la soustraction du montant dû, aucun cadeau n’est offert.
Article 4 : BAPTÊME, ANNIVERSAIRE, SOUTENANCE, GRADUATION ETC…
-
En cas de baptême, d’anniversaire, de soutenance ou de graduation, aucune assistance financière n’est requise de la part des membres de LE SEPTENTRION.
-
Si LE SEPTENTRION est sollicitée, le BE informera tous les membres pour que ceux-ci s’impliquent seulement dans l’animation de l’événement.
-
Tout membre qui connaît une hospitalisation doit faire l’effort d’informer les autres membres de LE SEPTENTRION.
-
Tout membre souffrant d’une maladie ayant entraîné une hospitalisation et qui en informe les autres membres de LE SEPTENTRION, doit bénéficier d’une assistance morale et dans la mesure du possible d’une assistance physique des membres de LE SEPTENTRION.
-
En cas de maladie, aucune assistance financière n’est requise de la part des membres de LE SEPTENTRION.
-
La gastronomie pendant les réunions bimensuelles est fournie gracieusement par les membres qui reçoivent la réunion.
-
La gastronomie n’est pas obligatoire lors des réunions.
-
Pendant les fêtes, un comité d’organisation est mis sur pied.
-
Chaque fête organisée par LE SEPTENTRIONdoit viser son autofinancement.
-
Tous les membres sans exception mis à contribution par le comité d’organisation afin assurer le succès de l’événement.
-
Le comité d’organisation élabore un menu et un budget.
-
Après l’adoption du budget proposé par le comité d’organisation, les montants ainsi que les menus correspondant sont remis aux personnes en charge.
-
La gastronomie pendant les autres évènements est du ressort des organisateurs.
-
Les membres de LE SEPTENTRIONpeuvent être sollicités par les concernés à titre personnel pour leur donner un coup de main dans la préparation.
Article 1 : LA COMMISSION ÉLECTORALE (CE)
Les élections à LE SEPTENTRION sont organisées et supervisées par une commission électorale.
Alinéa 1. Composition de la CE
La commission électorale est composée de trois (3) membres choisis par l’AG lors
de l’AG ; ils sont répartis de manière suivante :
-
Un membre du bureau sortant en fin de mandat.
-
Deux membres issus de l’assemblée générale.
Alinéa 2. La direction de la CE
Le bureau de la commission électorale comprend un président, un secrétaire général
et un rapporteur. Ses tâches sont réparties entre les trois membres mentionnés à
l’Alinéa 1 comme suit :
-
Le président et le secrétaire sont les deux membres issus de l’AG.
-
Le rapporteur est le membre issu du bureau sortant.
La commission électorale s’occupe de l’organisation matérielle et de la
supervision des élections. Il s’agit entre autres de :
-
Appel à candidature.
-
Vérification que les conditions d’éligibilité des candidats rencontrent les exigences des statuts.
-
Vérification que tous les électeurs rencontrent les exigences des statuts.
-
Préparation des bulletins de vote.
-
Gestion des litiges et des contentieux électoraux.
-
Publication des résultats.
-
Rédaction et publication du procès-verbal des élections.
TITRE 8 – DISPOSITIONS FINALES
-
Dans le cas d’une contradiction entre les statuts et les règlements intérieurs, les statuts de l’ARGNCC seront utilisés comme document de référence.
-
Les modifications des statuts ou des règlements intérieurs sont obligatoirement soumises à l’approbation de l’AG.
-
Tous les documents modifiés entrent en vigueur le mois suivant leur adoption par l’AG.
-
Aucune modification n’est rétroactive.
Fait à Montréal le 05 Février 2016